Son yıllarda Kurumsal İçerik Yönetimi Sistemleri ve elektronik imza ile birlikte kuruluşların multimedya, text, resim, belge ve bilgilerinin elektronik ortamda bulunması gerekliliği ortaya çıkmıştır. Bu da beraberinde şirketlerde Servis Büro Hizmetini ön plana çıkarmıştır. Bu hizmet sayesinde şirketlerin geçmiş yıllara dönük birikmiş dokümanlarının deneyimli servis büro operatörleri tarafından bilgisayar ortamına aktarılması mümkün olmaktadır.

Servis Büro Hizmetinin dış kaynak kullanılarak yapılması şirketlere;

• Deneyimli ekip tarafından düzgün bilgi girişleri,
• Bilgi girişlerinin kontrolü,
• İş gücü ve zaman tasarrufu,
• Maliyetlerin düşürülmesi (sigorta, operasyon),
• Bilgi giriş sürecinin hızlandırılması
• Geçmişe yönelik bilgilerin en kısa sürede elektronik ortama aktarılması vb. avantajlar sağlamaktadır.

Sistemde tanımlanmış olan ve arşivde istedikleri bölüme girmekle yetkili olan tüm kullanıcıların elektronik arşive ulaşabilmelerinden dolayı dosyalara fiziksel olarak erişmek gerekmediğinden, dosyaların tamamı olmaları gereken yerde, güvenilir bir şekilde muhafaza edilebilmektedir.Böylece masalardaki dosya yoğunluğu azalmış, aynı dosyalarda çalışması gereken kullanıcılar için bir diğerini bekleme zorunluluğu ortadan kalkmış, dosyaların değişik yerlerde bulunmasından dolayı oluşan kayıplar ve gecikmeler kendiliğinden yokolmuştur.

Bu hizmet;

• Tarama,
• İndeksleme
• Ayrıştırma işlemleri ile yapılan bir servistir.