Medya şirketlerinin metin, resim, ses ve video arşivlerini tek bir sistem altında kuran ve de tüm teknik desteğini sağlayan bu sistem, AKSİS tarafından ilk olarak 1997 yılında Hürriyet Gazetesi'nde kurulmuştur. Hürriyet Resim, Bilgi ve Belge Sistemi Projesi'nin ayrıntıları ile ilgili olarak Hürriyet Gazetesi'nden proje yetkilisinin görüşlerine yer vermek istedik.

"Günümüzde elektronik ortamdan gelmeyip, kuruluşların günlük iş akışı içinde gelen ve giden dokümanların takibi ve bunların arşivlenmesi gittikçe büyük önem kazanmaktadır. Klasik anlamda oluşturulmuş bir arşiv içinden istenilen bir belgenin bulunması, bunların ilgili departmanlara gerek kopyasının, gerekse de aslının iletilmesi kuruluşların bünyesinde zaman, personel ve yer maliyetlerini ön plana çıkarmaktadır. Kuruluşlarda yapılacak bir analiz ile günlük iş akışının çıkarılıp, gerekli giriş noktalarının ve türlerinin belirlenmesi, bu belge ve bilgilere erişecek kişilerin yetkilerinin ve tanımlarının yapılmasıyla böyle bir uygulamanın sayısal ortama aktarılmasının ilk adımı atılabilecektir. Genellikle bu tür uygulamaların kurumsal şirketlerin mevcut altyapıları üzerinde bazı ilavelerle kısa sürede oluşturulması mümkündür.

Medya kuruluşları, gelen bilgi, belge ve resimlerin sisteme otomatik veya bir operatör aracılığıyla girdiği andan itibaren kullanıcılar tarafından önündeki bilgisayarlardan anında erişilebilmesi ve bunu kaynak olarak kullanıp doğrudan gazete hazırlama sistemlerine gönderebilmesi tipik bir örnek teşkil etmektedir.

Sisteme gelen kaynaklar şu şekilde açıklanabilir:

• Kodak PIW film tarama istasyonundan, muhabirler tarafından çekilen günlük filmler ve konuyla ilgili olabilecek tüm filmler taranarak Digital Collections sistemine arşivciler tarafından indeks bilgileri girilerek Arşiv database'i oluşturulabilmektedir. Sayısal hale getirilmiş ve arşivlenmiş bu resimlere her an fultext olarak sorgulanıp erişilebilmekte baskıda doğrudan kullanılabilmektedir.
• Abonesi olunan tüm Haber Ajanslarından gelen haber ve resim girişleri Digital Collections sistemine bağlanıp otomatik olarak full-text indekslenebilmekte ve gelen tüm veriler sisteme girdiği anda kullanıcıların kullanımına hazır hale gelmektedir.
• Daha önce diğer gazetelerden kesilerek oluşturulan küpür arşivi, bir doküman tarayıcı ile bu yayınlar taranarak ve indekslenerek digital bir küpür arşivi oluşturulabilmektedir.
• Gazetede günlük olarak yayınlanan ve ilgili köşe yazarlarına ait tüm yazılar belirli indekslerle ve fulltext olarak Digital Collections sisteminde arşivlenebilmektedir.
• Gazetenin klasik arşivinin farklı veri tabanlarında daha önceden oluşturulan tüm kartoteks indeks bilgileri bu sisteme transfer edilip kullanıcıların hizmetine sunulabilmektedir.
• Internet ve Intranet uygulamalarıyla herhangi bir muhabirin digital bir kamera ile çektiği resimler ve bununla ilgili yazdığı haberler bir browser aracılığı ile doğrudan sisteme gönderilebilmekte ve anında kullanıcıların erişimine hazır hale gelebilmektedir. Aynı şekilde uzaktaki bir muhabirin veya yazarın Internet üzerinden bu digital arşive erişip sorgulama yapabilmesi, istenilen yazı, haber veya resimlere erişip ekranında görmesi mümkün olabilmektedir.
• Analizler ve workflow çalışmaları yapılarak, kullanımda olan monitörler, tarayıcılar ve yazıcıların profillerinin çıkarılmasıyla, gerekli Spectrometre ve programlar ile resimler üzerinde ayrıca renk işlemleri yapılmasına gerek kalmadan resmin orijinal renkleriyle basılması sağlanabilmektedir.